Bảo vệ bảng tính và file Excel
Các tính năng bảo vệ bảng tính và file Excel cho phép bảo vệ tài liệu và chỉ người có quyền mở được. Bạn có thể đặt mật khẩu và khi có ai đó muốn mở tài liệu thì cần phải có mật khẩu đó.
Lập mật khẩu để mở và chỉnh sửa file
- Từ menu File, kích Save As.
- Hộp thoại Save As xuất hiện, kích Tools và từ menu xổ xuống chọn General Options.
- Hộp thoại Save Options xuất hiện, nhập mật khẩu vào mục Password to open: Với tính năng này, bạn phải nhập mật khẩu để mở file
- Nếu bạn chỉ nhập mật khẩu vào Password to modify thì đây là một cách vẫn cho phép mở và xem tài liệu. Nếu người đọc muốn chỉnh sửa và lưu lại thì phải nhập mật khẩu, nếu không có mật khẩu thì phải lưu với một tên khác.
- Kích nút OK. Sau đó bạn phải nhập lại mật khẩu để chắc chắc mật khẩu hoàn toàn đúng.
Chú ý:
+ Hộp chọn “Always create backup” của Excel sẽ tạo một file sao chép trong mọi lúc khi lưu file. File có đuôi mở rộng là BAK, file backup sẽ được lưu trong thư mục như file gốc.
+ Nếu mục "Read-only recommended" được tích, hộp thoại sau đây hiển thị khi tài liệu được mở lại
- Kích Yes.
- Tài liệu sẽ được mở lại với tính năng chỉ đọc ‘read-only’
- Nếu có thay đổi trên file, bạn không thể lưu với tên file đó. Vì vậy muốn lưu được bạn cần thay đổi tên file
Gỡ bỏ mật khẩu trên một file
- Mở file chứa mật khẩu muốn gỡ bỏ (mở bằng cách nhập mật khẩu khi có yêu cầu)
- Từ menu File, kích Save As.
- Hộp thoại Save As hiển thị, chọn General Options từ menu xổ xuống của biểu tượng Tools
- Hộp thoại Save Options hiển thị, xóa mật khẩu đã đặt
- Kích nút OK để đóng hộp thoại Save Options
- Kích nút Save để lưu file, hiển thị một hộp thoại
- Kích nút Yes
Bảo vệ file
- Từ menu Tools, chọn Protection và kích Protect Workbook.
- Hộp thoại Protect Workbook hiển thị
- Hộp thoại Protect Workbook cho bạn 2 lựa chọn:
Structure Cấu trúc Không cho phép mọi thay đổi cấu trúc file đã được chọn. Ví dụ, bạn sẽ không thể soạn thảo, chèn, xóa, đổi tên, copy, di chuyển hay ẩn các sheet Windows Không cho phép các thay đổi kích thước các file. Các điều chỉnh về kích thước cửa sổ (đóng, mở rộng, thu nhỏ và khôi phục) sẽ bị ẩn đi.
- Nhập mật khẩu vào cột Password. Kích OK.
- Bạn phải nhập lại mật khẩu để chắc chắc mật khẩu hoàn toàn đúng
- Kích OK.
Bỏ bảo vệ file
- Từ menu Tools, chọn Protection và kích Unprotect Workbook.
- Nhập mật khẩu và kích OK.
Bảo vệ bảng tính (sheet)
- Từ menu Tools, chọn Protection và kích Protect Sheet.
- Hộp thoại Protect Sheet hiển thị
- Từ hộp thoại Protect Sheet, bạn có thể tích vào các tính năng ở mục “Allow all users of this worksheet to” để không ai có thể thay đổi các định dạng đó. Nếu mục nào không được tích thì người khác có thể có các thay đổi theo mục đó.
- Nhập mật khẩu trong cột Password to unprotect sheet, kích OK
- Bạn phải nhập lại mật khẩu để chắc chắc mật khẩu hoàn toàn đúng
- Kích OK.
Bỏ bảo vệ bảng tính (sheet)
- Từ menu Tools, chọn Protection và kích Unprotect Worksheet.
- Nhập mật khẩu và kích OK
Excel Macro – Tự động hóa các nhiệm vụ phức tạp
Macro là một chương trình bao gồm các lệnh và hàm được thi hành các thao tác mỗi khi bạn cần. Macro có thể tự động thực hiện thao tác và làm giảm các bước để hoàn thành những công việc thường xuyên.
Cách đơn giản để tạo một Excel Macro là có bản ghi các hoạt động Excel và lưu giữ nó như một macro. Macro có thể chạy lại hay thay đổi bất cứ lúc nào.
Tạo macro
- Từ menu Tools, chọn Macro và kích Record New Macro.
- Hộp thoại Record Macro hiển thị, nhập vào tên ở mục Macro name
- Trong phần Description: mặc định là dạng “Macro recorded 8/26/2006 by SmartPoint” (tức là gồm có ngày tháng và tên người sử dụng. Nếu muốn, bạn có thể thay đổi)
- Để bắt đầu ghi, kích OK
- Thực hiện các hành động để macro ghi lại, các hành động này có thể là sự phối hợp nhiều lệnh trong Excel.
- Để dừng ghi, từ menu Tools, chọn Macro và kích Stop Recording.
Gán một phím tắt cho macro
- Từ menu Tools, chọn Macro và kích Macros.
- Hộp thoại Macros xuất hiện, chọn tên macro (nếu đã lưu trước đó) để gán một phím tắt.
- Kích nút Options để hiển thị hộp thoại Macro Options
- Tại mục Shortcut key, nhập một ký tự vào sau hộp Ctrl+ (ví dụ Ctrl+ I). Phím tắt này sẽ được sử dụng để gọi macro.
- Kích OK để trở về hộp thoại Macro
- Kích nút Cancel để bỏ qua hộp thoại.
Chạy macro sử dụng công cụ lệnh
- Từ menu Tools, chọn Macro và kích Macros.
- Hộp thoại Macro hiển thị, trong mục Macro name, chọn tên macro mà bạn muốn chạy
- Kích nút Run. Chú ý: Nếu bạn muốn thay đổi hay xóa macro, chỉ cần kích vào nút Edit hay Delete
Chạy macro bằng phím tắt
- Ấn tổ hợp phím Ctrl+? (với ? là ký tự đã gán)
Tạo một nút lệnh và gán Excel macro
- Nếu thanh công cụ Forms không hiển thị, kích chuột phải trên thanh công cụ, từ menu pop-up, chọn Forms.
- Để tạo một nút lệnh, từ thanh công cụ Forms kích vào biểu tượng Button
- Sau đó dùng chuột kéo tới vị trí bạn muốn, khi đó xuât hiện dấu + và bạn có thể kéo tới cỡ tùy ý
- Khi nhả chuột, hộp thoại Assign Macro xuất hiện.
- Kích nút Record, hộp thoại Record Macro xuất hiện
- Từ mục Macro name: nhập tên của macro cần gọi
- Kích nút OK
- Khi đó, macro được lưu lại một cách thông thường, kích vào nút lệnh, chọn Edit Text từ menu pop-up
- Để chạy macro, kích vào nút vừa tạo.
Thay đổi tên button
- Kích đúp vào button, khi đó tên button được đánh dấu
- Gõ vào một tên mới và kích vào vùng bảng tính
Xóa button
- Kích vào nút và ấn phím Delete
Các tính năng bảo vệ bảng tính và file Excel cho phép bảo vệ tài liệu và chỉ người có quyền mở được. Bạn có thể đặt mật khẩu và khi có ai đó muốn mở tài liệu thì cần phải có mật khẩu đó.
Lập mật khẩu để mở và chỉnh sửa file
- Từ menu File, kích Save As.
- Hộp thoại Save As xuất hiện, kích Tools và từ menu xổ xuống chọn General Options.
- Hộp thoại Save Options xuất hiện, nhập mật khẩu vào mục Password to open: Với tính năng này, bạn phải nhập mật khẩu để mở file
- Nếu bạn chỉ nhập mật khẩu vào Password to modify thì đây là một cách vẫn cho phép mở và xem tài liệu. Nếu người đọc muốn chỉnh sửa và lưu lại thì phải nhập mật khẩu, nếu không có mật khẩu thì phải lưu với một tên khác.
- Kích nút OK. Sau đó bạn phải nhập lại mật khẩu để chắc chắc mật khẩu hoàn toàn đúng.
Chú ý:
+ Hộp chọn “Always create backup” của Excel sẽ tạo một file sao chép trong mọi lúc khi lưu file. File có đuôi mở rộng là BAK, file backup sẽ được lưu trong thư mục như file gốc.
+ Nếu mục "Read-only recommended" được tích, hộp thoại sau đây hiển thị khi tài liệu được mở lại
- Kích Yes.
- Tài liệu sẽ được mở lại với tính năng chỉ đọc ‘read-only’
- Nếu có thay đổi trên file, bạn không thể lưu với tên file đó. Vì vậy muốn lưu được bạn cần thay đổi tên file
Gỡ bỏ mật khẩu trên một file
- Mở file chứa mật khẩu muốn gỡ bỏ (mở bằng cách nhập mật khẩu khi có yêu cầu)
- Từ menu File, kích Save As.
- Hộp thoại Save As hiển thị, chọn General Options từ menu xổ xuống của biểu tượng Tools
- Hộp thoại Save Options hiển thị, xóa mật khẩu đã đặt
- Kích nút OK để đóng hộp thoại Save Options
- Kích nút Save để lưu file, hiển thị một hộp thoại
- Kích nút Yes
Bảo vệ file
- Từ menu Tools, chọn Protection và kích Protect Workbook.
- Hộp thoại Protect Workbook hiển thị
- Hộp thoại Protect Workbook cho bạn 2 lựa chọn:
Structure Cấu trúc Không cho phép mọi thay đổi cấu trúc file đã được chọn. Ví dụ, bạn sẽ không thể soạn thảo, chèn, xóa, đổi tên, copy, di chuyển hay ẩn các sheet Windows Không cho phép các thay đổi kích thước các file. Các điều chỉnh về kích thước cửa sổ (đóng, mở rộng, thu nhỏ và khôi phục) sẽ bị ẩn đi.
- Nhập mật khẩu vào cột Password. Kích OK.
- Bạn phải nhập lại mật khẩu để chắc chắc mật khẩu hoàn toàn đúng
- Kích OK.
Bỏ bảo vệ file
- Từ menu Tools, chọn Protection và kích Unprotect Workbook.
- Nhập mật khẩu và kích OK.
Bảo vệ bảng tính (sheet)
- Từ menu Tools, chọn Protection và kích Protect Sheet.
- Hộp thoại Protect Sheet hiển thị
- Từ hộp thoại Protect Sheet, bạn có thể tích vào các tính năng ở mục “Allow all users of this worksheet to” để không ai có thể thay đổi các định dạng đó. Nếu mục nào không được tích thì người khác có thể có các thay đổi theo mục đó.
- Nhập mật khẩu trong cột Password to unprotect sheet, kích OK
- Bạn phải nhập lại mật khẩu để chắc chắc mật khẩu hoàn toàn đúng
- Kích OK.
Bỏ bảo vệ bảng tính (sheet)
- Từ menu Tools, chọn Protection và kích Unprotect Worksheet.
- Nhập mật khẩu và kích OK
Excel Macro – Tự động hóa các nhiệm vụ phức tạp
Macro là một chương trình bao gồm các lệnh và hàm được thi hành các thao tác mỗi khi bạn cần. Macro có thể tự động thực hiện thao tác và làm giảm các bước để hoàn thành những công việc thường xuyên.
Cách đơn giản để tạo một Excel Macro là có bản ghi các hoạt động Excel và lưu giữ nó như một macro. Macro có thể chạy lại hay thay đổi bất cứ lúc nào.
Tạo macro
- Từ menu Tools, chọn Macro và kích Record New Macro.
- Hộp thoại Record Macro hiển thị, nhập vào tên ở mục Macro name
- Trong phần Description: mặc định là dạng “Macro recorded 8/26/2006 by SmartPoint” (tức là gồm có ngày tháng và tên người sử dụng. Nếu muốn, bạn có thể thay đổi)
- Để bắt đầu ghi, kích OK
- Thực hiện các hành động để macro ghi lại, các hành động này có thể là sự phối hợp nhiều lệnh trong Excel.
- Để dừng ghi, từ menu Tools, chọn Macro và kích Stop Recording.
Gán một phím tắt cho macro
- Từ menu Tools, chọn Macro và kích Macros.
- Hộp thoại Macros xuất hiện, chọn tên macro (nếu đã lưu trước đó) để gán một phím tắt.
- Kích nút Options để hiển thị hộp thoại Macro Options
- Tại mục Shortcut key, nhập một ký tự vào sau hộp Ctrl+ (ví dụ Ctrl+ I). Phím tắt này sẽ được sử dụng để gọi macro.
- Kích OK để trở về hộp thoại Macro
- Kích nút Cancel để bỏ qua hộp thoại.
Chạy macro sử dụng công cụ lệnh
- Từ menu Tools, chọn Macro và kích Macros.
- Hộp thoại Macro hiển thị, trong mục Macro name, chọn tên macro mà bạn muốn chạy
- Kích nút Run. Chú ý: Nếu bạn muốn thay đổi hay xóa macro, chỉ cần kích vào nút Edit hay Delete
Chạy macro bằng phím tắt
- Ấn tổ hợp phím Ctrl+? (với ? là ký tự đã gán)
Tạo một nút lệnh và gán Excel macro
- Nếu thanh công cụ Forms không hiển thị, kích chuột phải trên thanh công cụ, từ menu pop-up, chọn Forms.
- Để tạo một nút lệnh, từ thanh công cụ Forms kích vào biểu tượng Button
- Sau đó dùng chuột kéo tới vị trí bạn muốn, khi đó xuât hiện dấu + và bạn có thể kéo tới cỡ tùy ý
- Khi nhả chuột, hộp thoại Assign Macro xuất hiện.
- Kích nút Record, hộp thoại Record Macro xuất hiện
- Từ mục Macro name: nhập tên của macro cần gọi
- Kích nút OK
- Khi đó, macro được lưu lại một cách thông thường, kích vào nút lệnh, chọn Edit Text từ menu pop-up
- Để chạy macro, kích vào nút vừa tạo.
Thay đổi tên button
- Kích đúp vào button, khi đó tên button được đánh dấu
- Gõ vào một tên mới và kích vào vùng bảng tính
Xóa button
- Kích vào nút và ấn phím Delete
